Tokat Gaziosmanpaşa Üniversitesi Sosyal ve Beşeri Bilimler Araştırmaları Etik Kurulu Yönergesi'nin 9. maddesi gereğince; söz konusu kurula başvuru ve değerlendirme aşağıda belirtildiği gibidir.
İnsan, toplum ve insanın etkileşim halinde bulunduğu tarihi eser ve kültürel varlıklar üzerinde yürütülecek anket, test, ölçek, mülakat, gözlem, bilgisayar ortamında test, ses ve görüntü kaydı gibi veri toplama yöntemleri ile yapılacak her türlü bilimsel araştırma ve çalışmaların etik açıdan değerlendirilebilmesi için, araştırmanın bilimsel, idari ve etik sorumluluğunu üstlenmiş olan sorumlu araştırmacının çalışmaya başlamadan önce Kurul’a başvuru yapması gerekir.
Tokat Gaziosmanpaşa Üniversitesi Sosyal ve Beşeri Bilimler Araştırmaları Etik Kurulu'nun web sayfası olan sbetikkurul.gop.edu.tr linkinde yer alan, Etik Kurul Başvuru Formu elektronik ortamda ve ıslak imzalı basılı kopya şeklinde ekleriyle birlikte birim kanalı ile Kurul'a sunulur.
Kurul, başvurusu yapılan araştırma projelerini çalışmanın amacı, yöntemi, yararları ve olası tehlikeleri ile bütçesini göz önünde bulundurarak etik açıdan değerlendirir. Değerlendirme sonucunda "Uygun", "Düzeltilmesi Gerekir", "Görevsizlik", ya da "Uygun Değildir" şeklinde karar verir. Başvurusuna "Düzeltilmesi Gerekir" kararı verilen sorumlu araştırmacı, gerekli düzeltmeleri yaparak veya eksiklikleri gidererek tekrar Kurula başvuru yapabilir.
Kurul, araştırma projesinde değişiklik yapılmasını talep ederse, istenilen değişiklikleri sorumlu araştırmacıya elektronik ortamda bildirir.
Kurul, dosya ile ilgili kararını aldıktan sonra, sorumlu araştırmacı dosyasının sonuç kararını Kurul sekretaryasından alır. Sonuç, ayrıca sorumlu araştırmacıya elektronik ortamda bildirilir.
Kurul kararının "Uygun" olması durumunda imzalı (aslı gibidir) etik onay belgesi Kurul'dan alınır.
Kurul, gerektiğinde onay verdiği araştırmaları izler ve gelişme raporu isteyebilir. Bu raporların Kurula ulaştırılmasından, sorumlu araştırmacı sorumludur. Kurul Başkanı gelişme raporlarını inceleyerek söz konusu araştırmanın orijinal başvuruya uygun olarak yürütülüp yürütülmediğini inceler. Başkan gerek gördüğünde, araştırmanın uygulanmasını gözleme kararı alınmasını Kurul’a tavsiye edebilir. Gözlem süreci Kurulca belirlenecek esaslar çerçevesinde yürür. Başkan, gelişme raporu incelemesi sonucunda etik kurallara uymadığını saptadığı araştırmaların sonlandırılması ve ilgili birimlere bilgi verilmesi için durumu Kurul gündemine getirir.
Çalışma onay aldıktan sonra ölçme araçlarında (anket, test, ölçek, mülakat, gözlem, resim, çizim, video film, ses kaydı ve benzeri) yapılacak değişiklikler tekrar Kurul'un onayına sunulmalıdır. Kurul onayına sunulmadan yapılan tüm değişikliklerin yasal ve idari sorumluluğu araştırmacılara aittir.
Araştırmacılar, elektronik ortamda değerlendirme sonucunun uygun görüldüğü kendisine bildirilmeden araştırmanın veri toplama aşamasına başlayamaz.
Toplanan verinin doğruluğundan, gizliliğinden ve veri güvenliğinden araştırmacılar sorumludur.